各二级学院：

学生档案是学生在校学习过程中形成的真实记载，是学院宝贵的档案资料。为了确保学院档案材料的完整齐全，现对本科毕业生学籍材料、优秀本科毕业论文（设计）相关材料的归档工作通知如下。

一、时间安排

各教学单位毕业生档案的归档工作从10月16日起，至10月30日结束。

二、归档内容

1. 2026届本科毕业生（含结业）学籍归档材料：毕业生名单、成绩单，毕业生集体照片。具体要求如下：

（1）名单：需归档纸质件与电子件（Excel或Word）。学生名单前要有序号和学号，按从小到大顺序排列。对上年留级、延长学籍年限至今年毕业的及今年结业、肄业、留级、延长学籍年限、退学未毕业的学生在名单上注明。必须确保毕业生人数齐全，姓名准确无误。

（2）成绩单：归档的毕业生成绩单，须是当年毕业生、结业生、肄业生或退学学生成绩单。需要结业证换毕业证的学生，待其补考合格后，必须将毕业的成绩单再次归档到教务处，置换已归档的结业成绩单。成绩单分别加盖教务处公章和教学秘书私章（或手写），所盖印章要规范、清晰。

（3）毕业生集体照片：需归档纸质照片与电子照片。

2. 2026届本科毕业生优秀论文归档材料：以学生个人为单位整理，装入资料袋提交，材料按任务书、开题报告、评阅材料、优秀论文申报材料、图纸（论文设计中含图纸的）、毕业论文（设计）的顺序摆放。

三、归档方式

按照原有做法，教学相关资料将归档纸质文件报送至教务处盛老师（联系电话：68092913）、温老师（联系电话：68095465）处，电子文件（学生名单）发送至邮箱nannans621@163.com。

毕业生集体照及电子版，由学院统一安排拍摄后，汇总至学生处聂老师（联系电话：68098657）处。

以上归档资料经部门审核完成后，再统一提交学院综合档案室留存。

希望各二级学院高度重视，认真安排落实，关心支持本单位的归档工作，确保本单位的归档工作保质保量地按时完成。

归档工作中遇到的有关问题请与学院综合档案室联系。

联系电话：68316997，联系人：吕老师。

党政办公室  

2026年10月16日